* Ngân sách

- Tại sao phải lập ngân sách? Vì ngân sách quyết định việc tổ chức sự kiện/hội họp có thể thực hiện được hay không cũng như mục tiêu sự kiện/cuộc họp, quy mô tổ chức cuộc họp.

- Các bước lập ngân sách:

+ Bước 1: Xây dựng ngân sách sơ bộ, hay ngân sách hướng dẫn (chỉ dẫn)

+Bước 2: Tiến hành nghiên cứu chi phí trong vòng những hướng dẫn chung của ngân sách sơ bộ để lập ngân sách cuối cùng hay ngân sách hoạt động.

* Kế hoạch

- Kế hoạch cuộc họp bao gồm:

+ Thời gian khởi hành và thời gian đến của bạn, nhân viên, VIPs, người tham dự.

+ Lọai hình cuộc họp

+ Chương trình: lịch trình cuộc họp, người tham dự, không gian họp, trang thiết bị

+ Thủ tục đăng ký, khởi động và thiết bị

+ Không gian và sự sắp xếp triển lãm

+ Giao thông đường bộ

+ Công ty quản lý điểm đến và trách nhiệm của nó

+ Các phòng họp với bản mô tả chức năng

+ Chi tiết về thức ăn, đồ uống

+ Thanh toán, kiểm tra, chi phí và thủ tục thanh toán

+ Kho để chứa các thiết bị

+ Thư chấp thuận

+ Trách nhiệm của từng cá nhân

+ Các phòng nghỉ

+ Các cơ sở giải trí, phí

+ Đánh giá sau họp và các mẫu

+ Danh sách khách mời quan trọng với chức danh và địa chỉ