Kiểm soát quản lý

Chương 1: Bản chất của hệ thống kiểm soát quản lý

•           I. Khái niệm

•           II. Các hoạt động kiểm soát quản lý

•           III. Các đặc tính của kiểm soát quản lý

•           IV. So sánh kiểm soát quản lý và kiểm soát

I. Khái niệm

•            1.  kiểm tra, kiểm soát là quá trình đo lường, đánh giá và tác động lên đối tượng kiểm tra, kiểm soát nhằm bảo đảm mục tiêu, kế hoạch của tổ chức được thực hiện một cách có hiệu quả

•            Các yếu tố cấu thành của hệ thống kiểm soát:

–       đối tượng kiểm soát

–       đánh giá đối tượng kiểm soát theo tiêu chuẩn đã định

–       Yếu tố hiệu ứng

–       Mạng lưới thông tin

•           2.  quản lý: là sự tác động có tổ chức của chủ thể quản lý lên đối tượng bị quản lý nhằm đạt được mục tiêu chung của tổ chức

•           3.  kiểm soát quản lý là quá trình trong đó chủ thể kiểm soát (các nhà quản lý) tác động lên các thành viên của đơn vị hay tổ chức để thực hiện các kế hoạch, mục tiêu của tổ chức đó.

II. các hoạt động kiểm soát quản lý

•           Lập kế hoạch

•           Kết hợp các hoạt động của các bộ phận khác nhau trong đơn vị, tổ chức

•           Trao đổi thông tin

•           đánh giá và xử lý thông tin

•           Lựa chọn và ra quyết định

•           Tác động lên các khách thể kiểm soát nhằm thay đổi hành vi của khách thể kiểm soát

III. Các đặc tính của kiểm soát quản lý

•            ở KSQL không chỉ lập kế hoạch mà còn dự đoán các điều kiện, các sự kiện có thể phát sinh trong tương lai để bảo đảm mục tiêu của tổ chức được thực hiện

•            KSQL được thực hiện một cách hệ thống nhưng không mang tính máy móc

•            Hệ thống KSQL giúp ban giám đốc thực hiện kế hoạch, chiến lược của đơn vị, tổ chức

•            Trong KSQL, để đánh giá hoạt động của đơn vị, tổ chức hay các nhân, chỉ tiêu tài chính và phi tài chính đều được sử dụng

IV. So sánh KSQL và kiểm soát

Chương 2: Hành vi trong tổ chức

•           I.   Mục đích của tổ chức (doanh nghiệp)

•           II. Thống nhất các mục đích trong tổ chức và các nhân tố ảnh hưởng

•           III. Hệ thống kiểm soát chính thức

•           IV. Các mô hình tổ chức doanh nghiệp

I. Mục đích của tổ chức (doanh nghiệp)

•           Tạo ra lợi nhuận

•           Tối đa hoá giá trị doanh nghiệp

•           Quản lý được các rủi ro trong doanh nghiệp

•           Tiếp cận và giải quyết mối quan hệ với những bên có lợi ích liên quan (thị trường vốn, thị trường sản phẩm, lao động…)

II. Thống nhất các mục đích trong tổ chức và các nhân tố ảnh hưởng

•           để đạt được mục đích chung của doanh nghiệp các nhà quản lý tạo ra cơ chế nhằm thống nhất mục đích của đơn vị hay tổ chức với các đơn vị thành viên hoặc từng các nhân ở mức cao nhất có thể

•           Nhân tố ảnh hưởng: trong quá trình thống nhất các mục đích của tổ chức tồn tại các nhân tố chính thức và phi chính thức:

•           Nhân tố chính thức: có thể lượng hoá được, được qui định bằng văn bản, thiết lập mang tính máy móc

•           Nhân tố phi chính thức: thường không thể qui định chi tiết bằng văn bản. Thường chi tiết thành nhân tố bên trong (văn hoá doanh nghiệp), nhân tố bên ngoài

III. Hệ thống kiểm soát chính thức

•           Bao gồm 2 cấu phần:

–      Hệ thống KSQL

–      Các qui định, qui tắc

•           Qui định, qui tắc: gồm những chỉ dẫn hiện hành, thông thường bằng văn bản, trong đó mô tả qui trình nghiệp vụ, các thủ tục vận hành chuẩn liên quan đến các hoạt động khác nhau của doanh nghiệp. Bao gồm:

•           Qui định, qui tắc về kiểm soát vật chất, tài sản của đơn vị (qui định về bảo vệ, an toàn kho bãi, bảo quản tài sản….)

•           Qui định, qui tắc thể hiện trong các cẩm nang hướng dẫn nghiệp vụ hay sổ tay hướng dẫn

•           Qui định liên quan đến hệ thống kiểm soát chất lượng hay kiểm tra việc hoàn thành nhiệm vụ

•           Hệ thống KSQL: xác định mục tiêu – lập KH hoạt động – lập dự toán hoạt động -  thực hiện KH hoạt động – lập báo cáo hoạt động - đánh giá kết quả hoạt động (chỉ tiêu TC và phi tài chính)

IV. Các mô hình tổ chức doanh nghiệp

•           1. doanh nghiệp phân chia theo chức năng

•           2. doanh nghiệp phân chia theo khối kinh doanh

•           3. Doanh nghiệp phân chia theo ma trận

1. doanh nghiệp phân chia theo chức năng

•           Có trong doanh nghiệp hoạt động trong một ngành nghề, lĩnh vực cụ thể. VD: kinh doanh thuốc lá, nước giải khát…

•           ưu điểm:

–      Do được chuyên môn hoá nên GĐ từng phần hành có thể ra quyết định tốt hơn cũng như kiểm soát được nhân viên cấp dưới chặt chẽ hơn do có mối quan hệ theo ngành dọc

•           Hạn chế:

–      Khó xác định được hiệu qủa kinh tế (đo bằng đơn vị tiền tệ) của từng bộ phận chức năng cũng như đóng góp của từng chức năng vào kết quả cuối cùng của doanh nghiệp.

–      Không dễ dàng đa dạng hoá sản phẩm, dịch vụ cũng như lĩnh vực SXKD (vì các chức năng đã được chuyên môn hoá từ lâu)

–      Các tranh chấp trong hoạt động giữa các bộ phận chức năng chỉ có thể giải quyết ở cấp cao hơn

2. doanh nghiệp phân chia theo khối kinh doanh

•            điều kiện áp dụng: doanh nghiệp được phân chia theo khối kinh doanh phù hợp với những tập đoàn đa ngành, đa lĩnh vực

•            ưu điểm:

–       Khắc phục được những hạn chế của mô hình phân chia theo chức năng

–       Từng khối kinh doanh tự chịu trách nhiệm cho tất cả các chức năng hoạt động và gần như tự chủ trong quyết định về SXKD, tài chính, nhân sự…

•            Hạn chế: phải giải quyết hài hoà quan hệ, giá chuyển giao giữa các khối

3. Doanh nghiệp phân chia theo ma trận

•           điều kiện áp dụng: với những tổng công ty, tập đoàn kinh tế hoạt động trong lĩnh vực công nghệ cao, có những dự án mới, có chu kỳ sống sản phẩm ngắn

•           ưu điểm: tạo ra mối liên hệ giữa các dự án với các chức năng quản lí khác nhau