Quan tri hoc chuong II
CHƯƠNG 2
CHỨC NĂNG HOẠCH ĐỊNH
2.1 Khái niệm và các nguyên tắc của hoạch định
2.1.1. Khái niệm hoạch định
Hoạch định là quá trình xác định mục tiêu và quyết định phải làm gì và làm như thế nào để đạt được mục tiêu. (theo Harold Koontz. Cyril Odonnel... ) (1)
- Hoạch định là quyết định trước xem phải làm gì, làm như thế nào, khi nào làm và ai làm cái đó)
· Hoạch định là quá trình lao động trí óc, liên quan đến tư duy và ý trí của con người về tương lai phát triển của tổ chức về những dự định mong muốn của nhà quản trị (mục tiêu cần đạt được).
· Xác đinh rõ những công việc phải làm (tổ chức, lãnh đạo, kiểm tra) và tiến hành thực hiện; cách thức thực hiện và các nguồn lực cần huy động thực hiện mục tiêu.
· Hoạch định là “đối phó sự bất định” bằng một bản kế hoạch chi tiết để đạt được mục tiêu đã đặt ra. (R.Kreitner. Management.7th.ed.Boston Houghton mitthin 1998, page 160). Do đó nó vừa có tính dự báo nhưng cũng vừa thể hiện ý chí, sự can thiệp của con người nhằm đạt được mục tiêu với chương trình hoạt động cụ thể, những biện pháp cụ thể.
2.1.2. Tầm quan trọng của hoạch định:
- Tăng khả năng thành công của nhà quản trị nhờ phân tích và dự báo trước được những thời cơ, thách thức, khó khăn, thuận lợi trong quá trình thực hiện mục tiêu. Từ đó chủ động có giải pháp nắm bắt thời cơ, hạn chế rủi ro.
- Định hướng hoạt động của tổ chức, thống nhất suy nghĩ và hành động, tập trung vào những mục tiêu và nhiệm vụ trọng yếu trong từng thời kỳ
- Là cơ sở cho việc phân quyền, nhiệm vụ, thực hiện sự phối hợp các yếu tố, bộ phận trong tổ chức tạo sự chủ động sáng tạo trong thực thi nhiệm vụ, công việc cho các bộ phận và thành viên trong tổ chức.
- Là cơ sở triển khai các hoạt động tác nghiệp.
- Là cơ sở cho kiểm tra và điều chỉnh (mục tiêu, hoạt động)
2.1.3 Các loại hoạch định:
Theo thời gian và phạm vi hoạch định được chia thành hoạch định chiến lược và hoạch định tác nghiệp
Hoạch định chiến lược:
- Hoạch định chiến lược là tập hợp các hành động, quyết định của lãnh đạo hướng tới việc soạn thảo các chiến lược chuyên biệt nhằm thực hịên mục tiêu của tổ chức.
- Hoạch định chiến lược do các nhà quản trị cấp cao thực hiện (Top managers)
- Thời hạn của hoạch định chiến lược từ 5 năm trở lên.
- Chiến lược được giao cho các nhà quản trị cấp trung gian cụ thể thành các kế hoạch chiến thuật.
- Top manager : Chủ tịch, phó chủ tịch hội đồng quản trị, tổng giám đốc, giám đốc vùng.
Hoạch định chiến thuật (Tactical Planning)
- Là xác định các kế hoạch ngắn hạn hơn (từ 1-2 năm), phạm vi hẹp hơn hoạch định chiến lược do các nhà quản trị cấp trung gian thực hiện (Middle managers functionel) nhằm xác định rõ sự đóng góp của bộ phận do họ phụ trách vào tiến trình thực hiện chiến lược trên cơ sở nguồn lực được phân bổ (sử dụng)
- Kế hoạch chiến thuật được giao cho các nhà quản trị cấp cơ sở cụ thể hoá thành kế hoạch tác nghiệp
- Middle manager: Giám đốc bộ phận chức năng, giám đốc bộ phận, giám đốc sản phẩm ( Product-line)
Hoạch định tác nghiệp (operational planing)
- Hoạch định tác nghiệp là xác định các kế hoạch nhằm thực hiện kế hoạch chiến thuạt với thời gian ngắn hơn và phạm vi hẹp hơn hoạch định chiến thuật. Hoạch định rõ các nhiệm vụ chuyên biệt được hoàn thành như thế nào với nguồn lực hiện có
- Kế hoạch tác nghiệp do các nhà quản trị cấp cơ sở xây dựng và triển khai thực hiện.
- First-line-managers: Trưởng đơn vị cơ sở, lãnh đạo đội, giám sát đơn vị cơ sở
- Sơ đồ mối quan hệ giữa hoạch định chiến lược, hoạch định chiến thuật và hoạch định tác nghiệp:
2.1.4 Các nguyên tắc của hoạch định:
- Tập trung dân chủ
- Tính hệ thống: đảm bảo bao quát các hoạt động, các nguồn lực; tính đầy đủ; tính lo gíc, đồng bộ.
- Tính khoa học, thực tiễn.
§ Tính khoa học: Nhận thức và vận dụng đúng đắn các quy luật kinh tế; vận dụng các phương pháp khoa học và các môn khoa học có liên quan.
§ Tính thực tiễn: Xuất phát từ môi trường, thị trường và khả năng của tổ chức
- Tính hiệu quả: Các phương án kế hoạch phải được lựa chọn theo tiêu chí, hiệu quả
- Tính định hướng: Định hướng hoạt động của tổ chức bằng những mục tiêu cụ thể song không cố định, cứng nhắc mà mang tính dự báo, hướng dẫn.
- Tính động, tấn công: Do môi trường luôn biến động do đó kế hoạch cũng cần phải “động” để phù hợp với sự thay đổi của môi trường, phải chủ động tấn công ngoài thị trường để chớp thời cơ, chủ động trong cạnh tranh.
2.2 Quá trình hoạch định:
2.2.1 Các loại kế hoạch và mối quan hệ giữa các loại kế hoạch trong tiến trình hoạch định
Sơ đồ các loại kế hoạch và mối quan hệ giữa các kế hoạch trong quá trình hoạch định
Sứ mạng tổ chức
Các kế hoạch đảm bảo
(chỉ dẫn hoạt động và ra quyết định)
Chính sách -> Thủ tục-> Quy tắc
Ngân sách
2.2.2 Các bước của quá trình hoạch định:
a. Xác định sứ mạng (nhiệm vụ) (mission) và mục tiêu (goal) của tổ chức
+ Xác định sứ mạng
Sứ mạng thể hiện thiên hướng hoạt động hoặc lý do tồn tại của tổ chức. (tổ chức tổn tại để làm gì? thực hiện các hoạt động kinh doanh nào?)
- Sứ mạng (nhiệm vụ) định hướng xác định mục tiêu và chiến lược của tổ chức.
- Các yếu tố ảnh hưởng đến lựa chọn sứ mạng tổ chức:
§ Lịch sử tổ chức
§ Những năng lực đặc biệt
§ Môi trường hoạt động của tổ chức
- Sứ mạng có thể thay đổi tuỳ theo sự thay đổi của tổ chức, môi trường và các nhà lãnh đạo cấp cao trong tổ chức.
+ Mục tiêu của tổ chức
Mục tiêu là đích (kết quả tương lai) mà nhà quản trị mong muốn đạt được.
- Mục tiêu có thể là điểm kết thúc của một hành động hay nhiệm vụ của tổ chức.
- Mục tiêu được xác định trên cơ sở sứ mạng, nhiệm vụ và nhằm thực hiện sứ mạng, nhiệm vụ của tổ chức.
- Mục tiêu định hướng hoạt động của tổ chức: các chức năng quản trị đều hướng đến thực hiện mục tiêu nên mục tiêu là nền tảng của hoạch định.
- Mục tiêu có nhiều loại:
§ Mục tiêu chung, tổng thể; mục tiêu bộ phận
§ Mục tiêu định tính (không thể đo hoặc là rất khó); mục tiêu định lượng (có thể lượng hoá)
§ Mục tiêu chiến lược, chiến thuật, tác nghiệp
§ Mục tiêu dài hạn, trung hạn và ngắn hạn.
§ Mục tiêu thay đổi tuỳ theo từng giai đoạn phát triển của tổ chức.
- Một số mục tiêu: Doanh số, lợi nhuận, thị phần, phát triển ổn định, nâng cao chất lượng phục vụ...
- Những đặc trưng của mục tiêu:
§ Tính đo được và cụ thể
§ Tính định hướng
§ Tính thành quả, thành tựu (tiên tiến)
b. Xác định chiến lược
- Chiến lược được hình thành nhằm thực hiện mục tiêu và sứ mạng của tổ chức.
- Chiến lược là kế hoạch đồng bộ, toàn diện, chi tiết được soạn thảo nhằm đảm bảo thực hiện sứ mạng và các mục tiêu của tổ chức.
- Chiến lược không chỉ ra một cách chính xác làm thế nào để đạt được mục tiêu mà tạo “bộ khung” hướng dẫn tư duy và hoạt động vì chiến lược định ra mục tiêu và giải pháp lớn cơ bản trong thời gian dài ( trong một tương lai bất định)
- Chiến lược được cụ thể hoá thành các kế hoạch chiến thuật, kế hoạch tác nghiệp để thực hiện nó
- Kế hoạch này bao quát rộng hơn các mặt các hoạt động, các nguồn lực và định rõ tiến trình thực hiện nên nó mang tính toàn diện.
- Một số chiến lược của tổ chức: xâm nhập thị trường, phát triển thị trường, đa dạng hoá.
- Quá trình xác định chiến lược
§ Xác định mục tiêu
§ Phân tích và đánh giá mỗi kỳ (bên ngoài, bên trong)
§ Đánh giá điểm mạnh, điểm yếu của tổ chức (ma trận Swot)
§ Phân tích và đánh giá các phương án chiến lược (tăng trưởng, cắt giảm, tổ hợp)
§ Lựa chọn chiến lược (tính đến các yếu tố: rủi ro khi chiến lược được áp dụng; nhận thức về chiến lược cũ trước đó; phản ứng của người chỉ; yếu tố thời điểm ra quyết định thực hiện chiến lược)
c. Các kế hoạch chiến thuật và kế hoạch tác nghiệp
Để thực hiện chiến lược người ta thường tổ chức soạn thảo các kế hoạch chiến thuật và kế hoạch tác nghiệp.
- Thực chất các kế hoạch chiến thuật và kế hoạch tác nghiệp là những biện pháp tổ chức thực hiện chiến lược trong từng giai đoạn cụ thể, từng hoàn cảnh và điều kiện cụ thể:
+ Mục tiêu của kế hoạch chiến thuật và kế hoạch tác nghiệp là nhằm tổ chức thực hiện mục tiêu, chủ trương, phương châm chiến lược đã lựa chọn và phải chọn con đường ngắn nhất, có hiệu quả nhất để thực hiện chúng.
+ Mục tiêu của kế hoạch chiến thuật phải cụ thể, phải được định lượng cụ thể.
+ Mục tiêu của kế hoạch tác nghiệp nhằm thực hiện mục tiêu kế hoạch chiến thuật được xác định trên cơ sở mục tiêu của kế hoạch chiên thuật và nhằm thực hiện mục tiêu kế hoạch chiến thuật, đồng thời phải cụ thể hơn và chi tiết hơn.
+ Nội dung của kế hoạch chiến thuật và tác nghiệp
Nội dung của kế hoạch chiến thuật và tác nghiệp là những biện pháp nhằm triển khai cụ thể về những vấn đề sau:
o Những công việc, nhiệm vụ gì phải thực hiện?
o Ai (bộ phận nào) phải thực hịên?
o Làm (phối hợp) với ai (bộ phận nào)?
o Khi nào làm? Làm trong bao lâu?
o Làm ở đâu?
o Mục tiêu (kết quả) cần đạt được?
o Trách nhiệm và quyền hạn cụ thể?
o Những nguồn lực phải huy động, sử dụng?
Nội dung của các kế hoạch chiến lược và kế hoạch tác nghiệp thường được cụ thể hoá bằng các chỉ tiêu định lượng rõ ràng hoặc đánh giá được.
Các bộ phận cấu thành của hoạch định là chính sách, thủ tục, quy tắc
+ Chính sách:
Chính sách là quyết sách cơ bản chỉ dẫn hoạt động.
Chính sách là hướng dẫn chung đối với hành động và ra quyết định nhằm đảm bảo thực hiện mục tiêu của tổ chức.
Sau khi các kế hoạch đã được thiết lập thì lãnh đạo cần xây dựng chính sách để thực hiện chúng.
- Chính sách được hình thành bởi những nhà quản trị cấp cao trong một thời gian dài
- Chính sách phản ánh mục tiêu cơ bản và quy định phương hướng hành động để nhằm đạt được mục tiêu và nhiệm vụ đặt ra của tổ chức.
- Mô hình ra quyết định trang 98 (GS Luận)
- Các loại chính sách: xem GS Luận
o Chính sách cụ thể
o Chính sách tổng quát
- Phạm vi chính sách:
o Chính sách tồn tại ở tất cả các cấp quản trị
o Chính sách tồn tại trong tất cả các chức năng của quản trị
- Những đặc điểm của một chính sách hiệu quả:
o Tính linh hoạt:
§ Vừa linh hoạt tuỳ theo sự thay đổi của điều kiện hoàn thành và thực thi chính sách
§ Vừa phải ổn định để duy trì trật tự và sự định hướng.
o Tính toàn diện:
§ Chính sách phải toàn diện để bao quát mọi sự việc bất ngờ
§ Phạm vi chính sách phụ thuộc phạm vi của các đối tượng và hoạt động được điều chỉnh bằng chính sách đó.
o Tính phối hợp:
§ Chính sách phải đảm bảo sự phối hợp các đơn vị khác nhau có những hoạt động và quan hệ liên quan đến nhau nhằm đạt được mục tiêu chung của tổ chức hơn cả theo đuổi các mục tiêu riêng.
o Đạo đức: Chính sách phải tuân theo các hành vi đạo đức được xã hội chấp nhận
oTính rõ ràng: Chính sách phải rõ ràng, lo gíc tránh những cách hiểu khác nhau dẫn đến sự nhận thức và hoạt động sai lệnh.
+ Thủ tục
Thủ tục mô tả chuỗi những hành động cần thiết được thực hiện theo một trật tự thời gian trong một tình huống cụ thể.
- Trong thực hành quản trị việc hướng dẫn các hoạt động quản trị bằng 1 chính sách là chưa đầy đủ. Để có phương pháp hành động đúng nhà quản trị phải có những chỉ dẫn chuẩn mực đó chính là thủ tục.
- Thủ tục cung cấp những hướng dẫn chi tiết để xử lý những sự việc thường xảy ra. Thủ tục giúp người thực hiện nó biết cách hành động và hành động nhất quán trong mọi tình huống.
- Khi thực hiện các hoạt động này nhà quản trị ít được tự do lựa chọn hành động và phương án hành động.
- Thủ tục tồn tại ở tất cả các cấp quản trị, trong toàn bộ tổ chức và các bộ phận trong tổ chức.
- Thủ tục có thể liên quan đến nhiều bộ phận hoặc chỉ một bộ phận.
+ Quy tắc:
Quy tắc xác định chính xác những gì được làm hay không được làm trong một hoàn cảnh nhất định.
- Quy tắc là quy định chung bắt buộc mọi người phải tuân theo không để cho người thựuc hành làm theo ý riêng của họ
- Quy tắc hướng dẫn hoạt động nhưng khác với thủ tục là không ấn định trình tự thời gian.
- Quy tắc khác thủ tục ở chỗ nó tính đến một vấn đề cụ thể trong một giới hạn nhất định, còn thủ tục thì được tính đến trong một hoàn cảnh mà ở đó có một chuỗi các hoạt động có mối liên hệ với nhau.
- Có thể coi thủ tục như dãy quy tắc song cũng có thể các quy tắc không phải là một phần của thủ tục mà tồn tại độc lập.
+ Ngân sách
Ngân sách là phương pháp phân bổ các nguồn lực được huy động biểu thị dưới dạng tiền tệ để đạt được các mục tiêu đã đặt ra.
Một trong những nhiệm vụ cơ bản của hoạt động là phân bổ nguồn lực một cách có hiệu quả để đạt được mục tiêu. Các kế hoạch sắp đặt các hành động liên quan đến việc sử dụng các nguồn lực để thực hiện mục tiêu.
- Ngân sách là bản tường trình về nguồn lực biểu thị dưới dạng tiền tệ để tiến hành một hoạt động cụ thể trong một thời gian nhất định.
- Việc thiết lập ngân sách trải qua 4 giai đoạn:
§ Giai đoạn 1: Liên quan đến việc lãnh đạo cấp cao tuyên bố mục tiêu của tổ chức trong đó quan trọng nhất là khối lượng bán dự kiến đạt được.
§ Giai đoạn 2: Các phòng, bộ phận trực thuộc soạn thảo kế hoạch hoạt động (để nhằm đạt được mục tiêu) và dự kiến chi phí cho thực hiện các kế hoạch này.
§ Giai đoạn 3: Lãnh đạo cấp cao tiến hành phân tích và kiểm tra các đề nghị về ngân sách và sau đó các bộ phận hiệu chỉnh lại đề nghị về ngân sách của mình theo chỉ dẫn của lãnh đạo cấp cao, lãnh đạo cấp cao nghiên cứu phân bổ nguồn lực của tổ chức.
§ Giai đoạn 4: Soạn thảo ngân sách chỉ rõ các nguồn được huy động và phân bổ , sủ dụng các nguồn vốn cho các hoạt động.
+ Chương trình:
Chương trình là tổ hợp các mục tiêu, chính sách, thủ tục và quy tắc, các nhiệm vụ và các bước phải tiến hành, các nguồn lực cần sử dụng và các yếu tố khác cần thiết để nhằm thực hiện một mục đích nhất định của tổ chức.
- Các chương trình bao gồm một loạt các hoạt động và định rõ:
§ Các bước phải tiến hành để đạt đựoc mục tiêu
§ Đơn vị và cá nhân chịu trách nhiệm thực hiện
§ Thứ tự và thời gian cho mỗi bước hành động
- Chương trình có thể lớn và dài hạn hoặc nhỏ và ngắn hạn.
- Chương trình cũng giống như dự án là kế hoạch đơn dụng (chỉ dùng 1 lần)
2.3 Ra quyết định
2.3.1. Khái niệm ra quyết định quản trị
Ra quyết định quản trị là việc lựa chọn một hay một số phương án hoạt động cho tổ chức nói chung hay cho việc thực hiện một công việc nào đó nhằm đạt được những mục tiêu đã định
- Ra quyết định quản trị là một quá trình lựa chọn hành động có lợi nhất. Nói cách khác, ra quyết định là quá trình xác định vấn đề và lựa chọn một giải pháp hành động tối ưu để thực hiện vấn đề đó trong quá trình quản trị
- Ra quyết định là nhiệm vụ quan trọng của nhà quản trị. Để có được những quyết định đúng, đòi hỏi nhà quản trị phải có kinh nghiệm, kiến thức, có tư duy sáng tạo,
- Ra quyết định quản trị có tính hệ thống hơn nhiều so với quyết định trong đời sống thường nhật của một các nhân, bởi vì quyết định quản trị không chỉ ảnh hưởng cho cá nhân người ra quyết định, mà còn ảnh hưởng tới cả tổ chức và các thành viên trong tổ chức. Vì vậy, trách nhiệm trong việc ra quyết định quản trị là rất lớn, nhất là đối với các nhà quản trị cấp cao
- Ra quyết định quản trị gắn chặt với yếu tố thông tin, từ thu thập thông tin đến xử lý, phân tích, truyền đạt thông tin quản trị. Thông tin là cơ sở khoa học để ra quyết định quản trị
- Ra quyết định quản trị vừa là khoa học, vừa là nghệ thuật. Tính khoa học của ra quyết định thể hiện ở chỗ mọi quyết định đưa ra đều phải dựa trên cơ sở hiểu biết các quy luật vận động khách quan trong quá trình hoạt động của tổ chức. Tính nghệ thuật của ra quyết định thể hiện ở chỗ nó phụ thuộc khá lớn vào bản thân nhà quản trị, vào sự thay đổi thường xuyên, khó nắm bắt của đối tượng quản trị, vào cơ may, vận rủi.
2.3.2. Các loại quyết định quản trị:
a. Theo tính chất của quy trình ra quyết định:
- Quyết định được lập trình hoá:
+ Là kết quả của việc thực hiện một dãy các hành động hay các bước tương tự như khi giải một phương trình toán học.
+ Các quyết định được lập trình hoá thường có tính cấu trúc cao.
+ Cách thức ra quyết định này thường được sử dụng trong các tình huống có mức độ lặp lại tương đối thường xuyên
- Quyết định không được lập trình hoá:
+ Là quyết định được đưa ra trong những tình huống tương đối mới, chứa nhiều yếu tố chưa xảy ra hoặc hiếm xảy ra
+ Nhà quản trị không thể xác định từ trước trình tự cụ thể các bước cần phải tiến hành, mà phải tự đề ra quyết định
b. Theo cách thức ra quyết định của nhà quản trị:
- Quyết định trực giác: Là những quyết định được hình thành xuất phát từ cảm nhận trực giác của người ra quyết định
- Quyết định dựa trên cơ sở lý giải vấn đề: Là những quyết định dựa vào sự hiểu biết vấn đề cũng như kinh nghiệm giải quyết vấn đề
c. Theo chức năng quản trị:
- Quyết định liên quan đến hoạch định:
+ Quyết định về sứ mệnh của tổ chức
+ Quyết định về các mục tiêu của tổ chức trong từng thời kỳ và các mục tiêu bộ phận
+ Quyết định lựa chọn các phương án chiến lược hay các biện pháp tác nghiệp
- Quyết định liên quan đế tổ chức:
+ Quyết định mô hình cấu trúc tổ chức
+ Quyết định giao nhiệm vụ và quyền hạn cho một chức vụ cụ thể nào đó
+ Quyết định cách thức phối hợp giữa các bộ phận, cá nhân trong tổ chức
+ Quyết định thành lập hay giải tán một bộ phận nào đó của tổ chức
- Quyết định liên quan đến lãnh đạo:
+ Quyết định áp dụng một biện pháp khen thưởng hay kỷ luật
+ Quyết định cách thức tác động tới các nhân viên và bộ phận dưới quyền
+ Quyết định ra văn bản hướng dẫn nhân viên dưới quyền thực hiện một công việc nào đó
- Quyết định liên quan đến kiểm soát:
+ Quyết định các tiêu chuẩn kiểm soát
+ Quyết định lựa chọn một phương pháp đo lường kết quả
+ Quyết định hành động điều chỉnh sẽ được áp dụng
d. Theo tầm quan trọng của quyết định:
- Quyết định chiến lược: Là quyết định liên quan đến mục tiêu tổng quát hoặc dài hạn, có tính chất định hướng của tổ chức
- Quyết định chiến thuật: Là quyết định liên quan đến mục tiêu của các bộ phận chức năng trong một thời kỳ nhất định
- Quyết định tác
Bạn đang đọc truyện trên: Truyen2U.Net