1.Cac thanh phan cua HT3 quan ly:

Các lĩnh vực quản lý: Mỗi lĩnh vực quản lý tương ứng những hoạt động đồng nhất (lĩnh vực thương mại, lĩnh vực hành chính, kỹ thuật, kế toán - tài vụ, v.v...).

Dữ liệu: Là nguyên liệu của hệ thông tin quản lý được biểu diễn dưới nhiều dạng và trên nhiều vật mang tin

Các mô hình: Là nhóm tập hợp các thủ tục ở từng lĩnh vực. Ví dụ:

- Kế hoạch và hoạch đồ kế toán cho lĩnh vực kế toán - tài vụ.

- Quy trình sản xuất.

- Phương pháp vận hành thiết bị.

- Phương pháp quy hoạch dùng cho quản lý dự trữ hoặc quản lý sản xuất.

Quy tắc quản lý:

Sử dụng biến đổi / xử lý dữ liệu phục vụ cho các mục đích xác định.

2.Cac giai doan phat trien cua qua trinh xu ly thong tin

Thu thập->Xử lý->Lưu trữ->Truyền TT

Xử lý tự động thông tin chỉ thực hiện được khi nó được tạo thành từ các dữ liệu có tính cấu trúc. Chính xuất phát từ các dữ liệu có tính cấu trúc này và dựa vào các quy tắc quản lý mà các xử lý được thực hiện

a. Thu thập thông tin:

Hệ thông tin phải thu nhận các thông tin có nguồn gốc khác nhau và dưới nhiều dạng khác nhau. Tổ chức chỉ có thể giữ lại những thông tin hữu ích, vì vậy cần phải lọc thông tin:

- Phân tích các thông tin để tránh sự quá tải, đôi khi có hại.

- Thu thập thông tin có ích: Những thông tin có ích cho hệ thống được cấu trúc hoá để có thể khai thác trên các phương tiện tin học. Thu thập thông tin thường sử dụng giấy hoặc vật ký tin từ.

Thông thường, việc thu thập thông tin được tiến hành một cách hệ thống và tương ứng với các thủ tục được xác định trước, Ví dụ: nhập vật tư vào kho, thanh toán cho nhà cung ứng. Mỗi sự kiện dẫn đến việc thu thập theo một mẫu định sẵn trước, ví dụ: cách tổ chức trên màn hình máy tính, v.v...

Thu thập thông tin là tác vụ rất quan trọng và tế nhị, yêu cầu không được sai sót.

b. Xử lý thông tin:

Công việc lựa chọn thông tin thu thập được coi là bước xử lý đầu tiên, tiếp theo sẽ tác động lên thông tin, xử lý thông tin là:

- Tiến hành tính toán trên các nhóm chỉ tiêu.

- Thực hiện tính toán, tạo các thông tin kết quả.

- Nhật tu dữ liệu (thay đổi hoặc loại bỏ).

- Sắp xếp dữ liệu.

- Lưu tạm thời hoặc lưu trữ.

Xử lý có thể thực hiện thủ công, cơ giới hoặc tự động.

c. Phân phối thông tin:

Cung cấp thông tin là mục tiêu của hệ thống. Nó đặt ra vấn đề quyền lực: ai quyết định việc phân phối? cho ai? vì sao?

Phân phối thông tin có thể có mục tiêu ban bố lệnh, báo cáo về sản xuất, trường hợp này gọi là phân phối dọc. Mục tiêu phân phối nhằm phối hợp một số hoạt động giữa các bộ phận chức năng gọi là phân phối ngang.

Để tối ưu phân phối thông tin, cần đáp ứng ba tiêu chuẩn:

- Tiêu chuẩn về dạng: Cần tính đến tốc độ truyền thông tin, số lượng nơi nhận, v.v... cần phải cho dạng thích hợp với phương tiện truyền:

+ Giấy, thư tín cho loại thông tin cho các địa chỉ là các đại lý.

+ Giấy, telex hoặc telecopie để xác định một đơn đặt hàng qua điện thoại.

+ Vật thể ký tin từ dành cho thông tin dạng mệnh lệnh, nhập liệu.

+ Âm thanh sử dụng cho thông tin dạng mệnh lệnh.

- Tiêu chuẩn về thời gian: Bảo đảm tính thích đáng của các quyết định.

- Tiêu chuẩn về tính bảo mật: Thông tin đã xử lý cần đến thẳng NSD, việc phân phối thông tin rộng hay hẹp tùy thuộc vào mức độ quan trọng của nó.